浅谈时间的有效管理

鲁迅先生说：“哪里有天才，我是把别人喝咖啡的功夫都用在工作上了。”当我们抱怨工作繁忙，做都做不完的时候，想想鲁迅先生的这句话，或许会有所启发。时间对每个人都是公平的，每个人每天都是24小时，但是，每个人对这24小时的把握又不尽相同。浑浑噩噩可以度过一日，马不停蹄也可以度过一日。真正让我们刻骨铭记、感触深刻的反而是那些忙得焦头烂额的日子——忙碌的生命最充实。

时间的宝贵源于其稀缺性，因为稀缺，所以更加需要科学管理。我们无法左右生命的长度，但我们可以调节生命的厚度，做时间的主人。

一、兵马未动，粮草先行。在服务行业，每天都有意想不到的事情发生，可能正在处理一份报表的时候，客户打来咨询电话，解释完毕、放下电话后又要重新梳理报表数据；可能正在起草一份文件的时候，客户前来办理业务，把客户的业务办理完毕，已经记不清行文的思路等，这种正常工作思路被打断的情况时有发生。要想在这种不连续状态下把一天的工作任务出色完成，就必须首先制定合理的时间规划。我们可以借助时间管理四象限法则，明确事件的重要性和紧急性，以此为标准安排处理顺序。

在绘制出的四象限坐标系中，横轴代表工作的紧急性，纵轴代表工作的重要性。每天工作之前我们可以把已知的事件填充在四个象限，然后按照“先考虑轻重再考虑缓急”的顺序进行处理。第一象限是既重要又紧急的事情，必须优先处理；第四象限是既不重要又不紧急的事情，可以放在最后有余力的情况下处理，没有余力可以不作处理；最难区分的是二、三象限，正是因为搞不清这两个象限的优先次序，才使得我们的工作出现混乱。第二象限是重要但不紧急的事情，对企业和个人的存在和发展都具有重要意义，因此必须制定计划、按部就班的处理。第三象限是紧急但不重要的事情，它通常迷惑我们的眼睛，占用大量的工作时间。对于这类事情，可以请同事帮忙处理，而自己把精力都集中于重要的事情上。

二、碎片化时间碎片化处理。工作时间的碎片化是不可避免的事情，我们唯一可以做的就是将计就计，对碎片化时间进行碎片化处理。首先对工作任务进行梳理，认为需要拿出完整连贯的时间进行处理的就集中处理，认为随时拿得起放得下的事情，就可以见缝插针，利用夹缝里的时间零零碎碎的处理。当琐碎的事情越来越少，我们的感觉就会越来越轻松。在我们的工作中，有太多碎片化的时间可供我们捡拾，比如：客户签字的时候，我们有片刻“发呆”的时间，在这个时间我们可以把该取给客户的钱准备好，把客户的存折做补登处理，也可以审视一下这笔业务的办理是否合规；上班路上，我们可以对新一天将要开展的工作打个腹稿，构思一下文章的结构，筛选一下任务的优先级次，等到达办公室后，马上就可以着手开展工作，无需再做思考。

三、学会统筹的工作方法。数学家华罗庚的《统筹方法》借助烧水泡茶的简单事例，向我们传达了一种合理安排时间的思维方式。在工作中，借助统筹思维启发自己，可以使得工序和时间得以减少，于繁忙中“偷”得轻松。举例说明：发放一笔贷款需要经过这些程序：激活贷款证、录入上账信息、出账、请客户签字、建立贷款台账、打印印花税单据和贷款证及帐页、补登存折、复印上账信息、装订贷款资料。在这一套程序中，客户签字和打印帐页比较费时间，可以在打印机打印帐页的同时补登存折，在客户签字的同时装订贷款资料。等客户签字完毕，一套完整的贷款上账程序也就处理完毕。

当然，这只是工作中统筹的一隅，需要统筹安排的地方还有很多。这就需要我们时刻带着统筹的思维看待工作，简化工作程序，合并工作流程，轻装上阵。

华罗庚说：“凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。”只有把自己的时间管理好了，我们方可从容应对自己的工作与生活，拥有更加精彩的人生。