事务所的到单位来盘点,你手往那儿一指,“就在那儿”,“指驴为马”成功。带他转一圈,刚才要找的在“那里”,“无中生有”成功。
还有交接频繁的;资产清单中无数量的;把低质易耗品调整为固定资产的;把两套坏电脑组成一套电脑用的;交上来统一维修好的设备,又随机发到各部门的;笔记本电脑被出差人员带走的;标签伪造的或重复的或未贴的;设备核心部件更换的;原始的不在了,找一个充数的。这些都给盘点工作造成了不少困难。要避免“指鹿为马”、“无中生有”走过场式盘点,就要在制度上、流程设计上、重点环节上、系统建设上、制度执行上做实工作。
一、制度上
制度上要有管理办法、实施细则、操作规程,明确部门及人员职责,形成牵头管理部门统管,各管理部门细管,其余部门配合管,保管人精细管。
二、流程上
建一个资产财务账本,建一个资产清单(即台账)。资产清单上,对资产逐个编号,逐个信息登记,逐个落实保管人,还要逐个贴标签码。做到“一物一码”“有物有二维码”“物码相同”。
三、重点环节上
一是入账,财务部在固定资产入账时,入账凭证号码及入账科目要登记,并建立资产卡片,记载资产分类、金额、折旧率等。之后有变更的 要及时登记。
二是入库,由归口管理部门经办人在资产清单上逐个登记信息,即购入日期、金额、型号、出厂序列号、批次等,在资产上逐个贴标签,编号资产同资产卡片上的对应起来。(在单位区域的私人物品,如笔记本电脑要登记)
三是标签,标签是盘点的灵魂,要规范标签上文字信息及二维码信息,以及如何贴标签,保管人负责落实。
四是交接,每次资产交接应有登记,交接双方落实。
五是出库,资产出库的,需先交到归口管理部门,按规定资产清理后,登记出库,表明资产不复存在了。
六是离岗,员工离岗时,资产清单上为其保管的,必须交出,作离岗手续要件,离岗管理部门负责落实。
七是拆并,对资产的拆出、并入应有登记,归口管理部门负责落实。
八是盘点,以上工作都是为盘点打基础,落实账实核对,形成纸质盘点资料,装入资产管理档案盒并妥善保管,还应收集购置资料、资产处置资料等归档,各部门负责落实。
四、系统建设上
如何落实以上要求,解决办法就是建设资产管理系统,以系统为抓手,落实资产管理中的重点环节工作。
(一)实现目标。在系统中维护资产信息,并提供丰富的查询功能。特别是盘点时,从系统中导出或打印出盘点表,用手机扫标签上的二维码,对二维码信息加密导出(防其用之前数据修改一下上报),并核对二维码信息、实物信息、清单信息是否一致。扫码时自动存定位存视频,还要存铭牌图片,这样可有效防止走过场。
系统设计中,应尽量减少操作步骤、尽量易用、尽量体验感好。
(二)管理对象。系统不仅能管理固定资产,还可管理低值易耗品、系统用户、钥匙、密钥、U盾、资料、档案等。
(三)字段设计。必须字段有:编号、名称、购入日期、金额、状况、状况备注、在库否、存放地方、保管部门、保管人、管理部门、入账凭证号、入账会计科目、资产卡片号。
特殊字段有:如车辆有行驶里程数、行驶证;房屋有面积平方、产权证;电子设备有生产日期、型号、产品序列号、品牌等。
(四)主要功能模块。由于资产计提折旧、剩余残值等在现有会计管理系统中处理,在此不予考虑。主要功能模块应有入库及信息登记、交接、出库、资产清单查询等。
对资产是在用、闲置、报废、维修,可在状况字段、状况备注字段登记,这样就可产生如维修台账。
(五)功能清单及举例:
管理环节 |
系统操作 |
权限、操作人 |
操作举例 |
入库 |
増删改信息 |
管理部门的员工 |
入库1台空调,作【增删改信息】,登记室内机1个、室外机1个,分别自动编号,按编号录入购入日期、产品序列号、金额、型号、功率等信息,打印标签贴上。待财务入账后,按编号补它的入账凭证号、入账会计科目、资产卡片号。 |
交接 (据操作自动登记交接登记簿) |
强制接收 |
所有员工 |
如员工暂时下落不明,接收其保管的,做【强制接收】 |
交出通知 |
保管人对其保管的 |
张三保管的1台打印机交给李四,张三作【交出通知】 |
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接收登记 |
交出通知中接收人 |
李四确认收到张三交的1台打印机,作【接收登记】 |
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不予接收 |
交出通知中接收人 |
李四未收到张三交的1台打印机(是张三登记错了),作【不予以接收】 |
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打印标签 |
打印标签 |
保管人所在部门 |
接收人、保管人确保标签正确贴上的,完整清晰可辨,否则【打印标签】贴上 |
入账 |
入账凭证号修改 |
财务经办人 |
财务上入账时,作【入账凭证号修改】 |
入账会计科目修改 |
财务经办人 |
财务上入账时,作【入账会计科目修改】 |
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固定资产卡片修改 |
财务经办人 |
财务上入账时,作【固定资产卡片修改】,录入资产分类、折旧率、折旧年限等 |
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拆并 |
拆出 |
管理部门的员工 |
如从某服务器上【拆出】核心部件 |
并入 |
管理部门的员工 |
把拆出的核心部件【并入】另一台服务器上 |
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查询 |
交接登记簿、本人保管的清单、部门保管的清单、盘点表、管理部门管理的清单、全行所有的清单、修改日志 |
(六)标签效果
五、执行上
这样的资产管理系统建成后,制定的制度更具有可操作性,执行上易于落到实处,盘点工作质量就会有质的提升!