自律 维权 协调 服务
当前位置:首页 > 自律维权 > 风险控制与管理

在盘点中,如何做到快速有效 清点个数和“验明证身”

阅读次数:2421来源:余庆农商银行  作者:黄光军  2020年8月3日

     事务所的到单位来盘点,你手往那儿一指,“就在那儿”,“指驴为马”成功。带他转一圈,刚才要找的在“那里”,“无中生有”成功。

      还有交接频繁的;资产清单中无数量的;把低质易耗品调整为固定资产的;把两套坏电脑组成一套电脑用的;交上来统一维修好的设备,又随机发到各部门的;笔记本电脑被出差人员带走的;标签伪造的或重复的或未贴的;设备核心部件更换的;原始的不在了,找一个充数的。这些都给盘点工作造成了不少困难。要避免“指鹿为马”、“无中生有”走过场式盘点,就要在制度上、流程设计上、重点环节上、系统建设上、制度执行上做实工作。

一、制度上

     制度上要有管理办法、实施细则、操作规程,明确部门及人员职责,形成牵头管理部门统管,各管理部门细管,其余部门配合管,保管人精细管。

二、流程上

       建一个资产财务账本,建一个资产清单(即台账)。资产清单上,对资产逐个编号,逐个信息登记,逐个落实保管人,还要逐个贴标签码。做到“一物一码”“有物有二维码”“物码相同”。

三、重点环节上

     一是入账,财务部在固定资产入账时,入账凭证号码及入账科目要登记,并建立资产卡片,记载资产分类、金额、折旧率等。之后有变更的 要及时登记。

     二是入库,由归口管理部门经办人在资产清单上逐个登记信息,即购入日期、金额、型号、出厂序列号、批次等,在资产上逐个贴标签,编号资产同资产卡片上的对应起来。(在单位区域的私人物品,如笔记本电脑要登记)

     三是标签,标签是盘点的灵魂,要规范标签上文字信息及二维码信息,以及如何贴标签,保管人负责落实。

     四是交接,每次资产交接应有登记,交接双方落实。

     五是出库,资产出库的,需先交到归口管理部门,按规定资产清理后,登记出库,表明资产不复存在了。

     六是离岗,员工离岗时,资产清单上为其保管的,必须交出,作离岗手续要件,离岗管理部门负责落实。

    七是拆并,对资产的拆出、并入应有登记,归口管理部门负责落实。

    八是盘点,以上工作都是为盘点打基础,落实账实核对,形成纸质盘点资料,装入资产管理档案盒并妥善保管,还应收集购置资料、资产处置资料等归档,各部门负责落实。

四、系统建设上

     如何落实以上要求,解决办法就是建设资产管理系统,以系统为抓手,落实资产管理中的重点环节工作。

   (一)实现目标。在系统中维护资产信息,并提供丰富的查询功能。特别是盘点时,从系统中导出或打印出盘点表,用手机扫标签上的二维码,对二维码信息加密导出(防其用之前数据修改一下上报),并核对二维码信息、实物信息、清单信息是否一致。扫码时自动存定位存视频,还要存铭牌图片,这样可有效防止走过场。

系统设计中,应尽量减少操作步骤、尽量易用、尽量体验感好。

   (二)管理对象。系统不仅能管理固定资产,还可管理低值易耗品、系统用户、钥匙、密钥、U盾、资料、档案等。

    (三)字段设计。必须字段有:编号、名称、购入日期、金额、状况、状况备注、在库否、存放地方、保管部门、保管人、管理部门、入账凭证号、入账会计科目、资产卡片号。

特殊字段有:如车辆有行驶里程数、行驶证;房屋有面积平方、产权证;电子设备有生产日期、型号、产品序列号、品牌等。

     (四)主要功能模块。由于资产计提折旧、剩余残值等在现有会计管理系统中处理,在此不予考虑。主要功能模块应有入库及信息登记、交接、出库、资产清单查询等。

对资产是在用、闲置、报废、维修,可在状况字段、状况备注字段登记,这样就可产生如维修台账。

     (五)功能清单及举例:

管理环节

系统操作

权限、操作人

操作举例

入库

増删改信息

管理部门的员工

入库1台空调,作【增删改信息】,登记室内机1个、室外机1个,分别自动编号,按编号录入购入日期、产品序列号、金额、型号、功率等信息,打印标签贴上。待财务入账后,按编号补它的入账凭证号、入账会计科目、资产卡片号。

交接

(据操作自动登记交接登记簿)

强制接收

所有员工

如员工暂时下落不明,接收其保管的,做【强制接收】

交出通知

保管人对其保管的

张三保管的1台打印机交给李四,张三作【交出通知】

接收登记

交出通知中接收人

李四确认收到张三交的1台打印机,作【接收登记】

不予接收

交出通知中接收人

李四未收到张三交的1台打印机(是张三登记错了),作【不予以接收】

打印标签

打印标签

保管人所在部门

接收人、保管人确保标签正确贴上的,完整清晰可辨,否则【打印标签】贴上

入账

入账凭证号修改

财务经办人

财务上入账时,作【入账凭证号修改】

入账会计科目修改

财务经办人

财务上入账时,作【入账会计科目修改】

固定资产卡片修改

财务经办人

财务上入账时,作【固定资产卡片修改】,录入资产分类、折旧率、折旧年限等

拆并

拆出

管理部门的员工

如从某服务器上【拆出】核心部件

并入

管理部门的员工

把拆出的核心部件【并入】另一台服务器上

查询

交接登记簿、本人保管的清单、部门保管的清单、盘点表、管理部门管理的清单、全行所有的清单、修改日志

     (六)标签效果

       五、执行上

这样的资产管理系统建成后,制定的制度更具有可操作性,执行上易于落到实处,盘点工作质量就会有质的提升!